先说结论……
资料文件不应该成为我们的管理「负担」，而应该成为我们重要的知识「资产」。
因此，在我们眼中，理想的「文件管理」方式是这样的：
（1）可以智能分类，不要让我们刻意事先为文件去划分各级目录，而是根据需要，随时可以按照不同维度分出类别。
（2）可以高效整合，需要资料时，文件可以根据实际条件被组合检索出来。甚至，我们可以从检索结果中发现更多知识和启发。
（3）可以附加状态，资料一般也有生命周期，例如：「草稿」「定稿」「预约中」……这种状态一般会和工作流结合，而常规方式无法从文件管理的层面体现出来。
用「文件夹」来实现？
事实上，我们电脑上的文件几十年来都是按 「文件夹」（目录）方式组织存放的，也有不少人（比如我以前）就懒得用文件夹层级分类文件，所以导致桌面变成这样：
用「文件夹」分类文件，很吃力，不仅涉到复杂的「树状结构」，而且修改分类时需要文件在不同的文件夹里移动。
由于牵涉到复杂的「树状结构」，我们很难一次性事先想好这个「树」是什么样的。而一旦事后修改这个分类结构，就会非常麻烦。
用「文件名」来解决？
如果不分层级的话，也可以通过给每个文件起一个合适的文件名字来实现目标。然后靠几个「关键字」来检索文件，倒也不错。但是这样一来，对我们文件命名的要求非常高，检索时「Michael」和「迈克」都不会当作一样东西处理。一般手工给文件起名时，都是随性的，不太可能去翻一遍字典或用语手册。
索性，放弃治疗？
索性偷个懒，暂时不分类了吧，文件最后就变成了一堆「垃圾」。
最后结局就是文件会堆积在桌面或一个文件夹里，很可能是直接拖进「回收站」，或者被放到一个叫做「以前文件」的临时文件夹里，装作它们从来不存在。
如何高效管理资料文件？
我们认为，根本解决这个资料管理问题的方案是：
不要过度依赖「文件夹」，而是利用「文件标签」
「文件标签」是什么？
一个「文件标签」就是一个我们预先设定的「短语」或「规则」。
每次触发这个「标签」就能「捞出」一批相关文件。
「文件标签」可以 事先预设，也能事后补充；这样一来，就无需我们在文件形成的第一时间就要做出「万无一失」的分类，从而避免了依赖「文件夹」带来的事后改动分类等等一堆的麻烦事。
举几个例子：
[举例1]
当我们在整理自己的资料时建了4个文件夹，分别存储「DB产品特性」、「案列项目」、「参考代码」、「数据库原理」相关的内容
如果我们想找出所有和「MySQL」数据库相关资料的时候，不必再打开这4个文件夹逐一寻找资料，而只需点击「MySQL」这个预设的 文件标签，就能一次筛选遍所有文件夹和文件。
通过标签一次性筛选出所有「MySQL」相关的文件
[举例2]
当我们要参考一些学术文献的资料时，如果运用「标签式」管理的话，只要点击标签「环境科学」、「农业经济」与「期刊论文」的 标签组合，就能快速定位到具体所需的文件。 我们也可以根据实际需要，组合其它标签检索，非常方便。
专业的「文件标签」管理工具
目前，电脑操作系统并没有很好的实现文件标签管理体系。（* macOS 有简单的文件标签概念）
因此，我们推荐一款 很早就开始倡导「文件标签」理念的 桌面应用软件：
tagLyst Next
「标签式」文件管理系统
tagLyst 有哪些特色？
专注于「标签化」管理
通过我们预先定义的「标签短语」或者「标签规则」，形成标签表。
我们可以根据「标签表」主动为文件添加标签，也可以通过选择标签去筛选和匹配文件。
演示如下：
通过预设「同义词」标签，我们可以快速匹配到已有文件里含义接近的文件，大大节约管理时间。
例如：我们设置一个「上海」的标签，同时设定「沪，Shanghai，SH」作为同义词，那么我们就能把所有上海相关的文件，都归纳到「上海」这个分类标签之下。
支持主流文件格式的预览
在tagLyst里，无论是「贴标签」，还是查资料，我们都能一目了然的知道文件的大致内容，不用逐个打开查看。主流的 xlsx， docx， pdf，图片，文本， 甚至现在流行的 Markdown 都可以直接在 tagLyst 里得到预览!
这样一来，检索到的文件，也不用逐一打开确认内容，直接在「资料库」内即可轻度浏览。
深受专业人士喜爱
tagLyst 问世以来已经 在 各地大学 / 科研单位 / 大型企业 / 政府机构 得到各种应用。深受「知识工作者」用户的欢迎。 同时，tagLyst 也被不少科技媒体推荐和介绍。
一些典型的用户来自于
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总的来说， tagLyst 特别适合有资料文件管理需求的朋友们。
如果，我们希望从积累文件中产生出新的价值，而不是每次痛苦地重新查找或变更分类，不妨换一种思路，开始运用 tagLyst 进行「标签式」文件管理吧！
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