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如何换一种思路,来管理资料文件?

「标签式」文件分类管理,让一切井井有条

先说结论……

资料文件不应该成为我们的管理「负担」,而应该成为我们重要的知识「资产」。

因此,在我们眼中,理想的「文件管理」方式是这样的:

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(1)可以智能分类,不要让我们刻意事先为文件去划分各级目录,而是根据需要,随时可以按照不同维度分出类别。

(2)可以高效整合,需要资料时,文件可以根据实际条件被组合检索出来。甚至,我们可以从检索结果中发现更多知识和启发。

(3)可以附加状态,资料一般也有生命周期,例如:「草稿」「定稿」「预约中」……这种状态一般会和工作流结合,而常规方式无法从文件管理的层面体现出来。

用「文件夹」来实现?

事实上,我们电脑上的文件几十年来都是按 「文件夹」(目录)方式组织存放的,也有不少人(比如我以前)就懒得用文件夹层级分类文件,所以导致桌面变成这样:

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用「文件夹」分类文件,很吃力,不仅涉到复杂的「树状结构」,而且修改分类时需要文件在不同的文件夹里移动。

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由于牵涉到复杂的「树状结构」,我们很难一次性事先想好这个「树」是什么样的。而一旦事后修改这个分类结构,就会非常麻烦。

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用「文件名」来解决?

如果不分层级的话,也可以通过给每个文件起一个合适的文件名字来实现目标。然后靠几个「关键字」来检索文件,倒也不错。但是这样一来,对我们文件命名的要求非常高,检索时「Michael」和「迈克」都不会当作一样东西处理。一般手工给文件起名时,都是随性的,不太可能去翻一遍字典或用语手册。

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索性,放弃治疗?

索性偷个懒,暂时不分类了吧,文件最后就变成了一堆「垃圾」。

最后结局就是文件会堆积在桌面或一个文件夹里,很可能是直接拖进「回收站」,或者被放到一个叫做「以前文件」的临时文件夹里,装作它们从来不存在。

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如何高效管理资料文件?

我们认为,根本解决这个资料管理问题的方案是:

不要过度依赖「文件夹」,而是利用「文件标签」

「文件标签」是什么?

一个「文件标签」就是一个我们预先设定的「短语」或「规则」

每次触发这个「标签」就能「捞出」一批相关文件。

「文件标签」可以 事先预设,也能事后补充;这样一来,就无需我们在文件形成的第一时间就要做出「万无一失」的分类,从而避免了依赖「文件夹」带来的事后改动分类等等一堆的麻烦事。

举几个例子:

[举例1]

当我们在整理自己的资料时建了4个文件夹,分别存储「DB产品特性」、「案列项目」、「参考代码」、「数据库原理」相关的内容

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如果我们想找出所有和「MySQL」数据库相关资料的时候,不必再打开这4个文件夹逐一寻找资料,而只需点击「MySQL」这个预设的 文件标签,就能一次筛选遍所有文件夹和文件。

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通过标签一次性筛选出所有「MySQL」相关的文件

[举例2]

当我们要参考一些学术文献的资料时,如果运用「标签式」管理的话,只要点击标签「环境科学」、「农业经济」与「期刊论文」的 标签组合,就能快速定位到具体所需的文件。 我们也可以根据实际需要,组合其它标签检索,非常方便。

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专业的「文件标签」管理工具

目前,电脑操作系统并没有很好的实现文件标签管理体系。(* macOS 有简单的文件标签概念)

因此,我们推荐一款 很早就开始倡导「文件标签」理念的 桌面应用软件:

tagLyst Next

「标签式」文件管理系统

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tagLyst 有哪些特色?

专注于「标签化」管理

通过我们预先定义的「标签短语」或者「标签规则」,形成标签表。

我们可以根据「标签表」主动为文件添加标签,也可以通过选择标签去筛选和匹配文件。

 

演示如下:

通过预设「同义词」标签,我们可以快速匹配到已有文件里含义接近的文件,大大节约管理时间。

例如:我们设置一个「上海」的标签,同时设定「沪,Shanghai,SH」作为同义词,那么我们就能把所有上海相关的文件,都归纳到「上海」这个分类标签之下。

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支持主流文件格式的预览

在tagLyst里,无论是「贴标签」,还是查资料,我们都能一目了然的知道文件的大致内容,不用逐个打开查看。主流的 xlsx, docx, pdf,图片,文本, 甚至现在流行的 Markdown 都可以直接在 tagLyst 里得到预览!

这样一来,检索到的文件,也不用逐一打开确认内容,直接在「资料库」内即可轻度浏览。

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深受专业人士喜爱

tagLyst 问世以来已经 在 各地大学 / 科研单位 / 大型企业 / 政府机构 得到各种应用。深受「知识工作者」用户的欢迎。 同时,tagLyst 也被不少科技媒体推荐和介绍。

一些典型的用户来自于

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推荐的媒体

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不来试试吗?

总的来说, tagLyst 特别适合有资料文件管理需求的朋友们。

如果,我们希望从积累文件中产生出新的价值,而不是每次痛苦地重新查找或变更分类,不妨换一种思路,开始运用 tagLyst 进行「标签式」文件管理吧!

希望更多介绍?

欢迎前往 tagLyst 官网获取! www.tagLyst.com

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