• 让HR工作「效率倍增」的秘密

    HR 工作注重资料积累

    人力资源管理, 是一个特别注重资料积累的工作。有些新入行的小伙伴,如果没有高人指点,经常把各类 文档/邮件/表格 混合在一起,需要时完全不知所措,有时甚至会遗漏一些重要的凭据和表格,造成潜在的业务风险。

     

    不少公司的 HR团队本来就相对单薄,可能还要身兼行政方面的职能;有限精力下,不得不加班来处理海量的人事文档,例如:劳动合同,绩效表,福利薪资,请假加班凭据,招聘简历 …… 一直处于「疲于奔命」状态下,自身也难以有效成长。

     

    那怎样才能把这些文档资料管理得「井井有条」,让工作效率倍增?

    但不要迷信 ERP 系统

    现实是,多数公司里,老板从来没有专门给过 HR部门 进行「系统化」ERP 管理的预算,甚至连想都不会想。

    而且,一些大公司上了「大系统」管理效率反而变得低下,各类文件录入麻烦不说,流程也开始变复杂,操作学习成本直线上升。最糟糕的是,一旦工作流程稍有变化,还要再等软件开发,各种拖延,各种bug ……

    从管好电脑上的文件开始

    我们相信,不折腾的解决问题才是正解;根据我们以及大量用户的实践:

    能用「标签」管理好电脑上的文件

    人力资源的工作,已经成功了大半

    为什么这么说?


    首先,各种电脑文件最常用
     

    「电脑文件」是几乎目前所有现代办公室里的最常见的「信息单位」,即使没有接入互联网的特殊单位,一般也有电脑可以处理文件。

     

    无论是各种 Office Word / Excel / PPT, 还是 图片 / 视频 / 网页,各部门的人员都会处理和使用。
    无论是复杂的培训项目计划书,绩效汇报表格还是一份社招的简历,都是以文件形式而存在,积累起来就是企业宝贵的「人力资源」知识库。

     

    所以,不用额外再去搞一个 ERP / SaaS 之类的「大系统」,先把手头这些「本地文件」活用起来就解决大半问题了。

     

    其次,本地文件比「云系统」更加安全

     

    考虑到人力资源档案的敏感性,如果通过互联网「云系统」或第三方网站管理资料的话,多少有信息泄露的风险。最好,还是全由公司内部实行本地化管理,比较放心。另外,采用「云系统」或网站时,万一出现网络连接问题的话,人事工作将面临接近瘫痪的风险,这也是需要注意的。

     

    因此,仅需一个专业的文件管理工具

    如果我们有一款 文件管理的「利器」就能搞定这类的事情了。

     

    在这里,我们强烈推荐,职场专业人士爱用的 tagLyst Next 软件,作为首选的业务资料管理工具。

     

    tagLyst Next 采用「标签化」的文件管理机制,打破了传统「文件夹」管理的局限。
    如果资料只采用「文件夹」管理,需要非常高超的分类技巧,因为一个文件一旦被归纳到某个文件夹下,就不能在包含在其它分类下。

     

    tagLyst Next 让我们可以:

    • 把资料分库管理
    • 每个库可以有一套习惯的「用语」作为标签
    • 基于标签的文档检索和调阅
    • 充分预览文件内容

    和「文件夹」相比,

    • 标签可以用更丰富的维度来描述的资料
    • 标签可以想到后再去补充,不用立刻决定分类
    • 不用移动文件,更新成本低
  • 给我们留言

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