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实践总结的「文件命名」黄金规则

整理文件,归档资料,分类聚合 不再愁

· 文件管理

电脑里面文件又多又乱,现在都不敢打开电脑了,怎么办?

目前比较有共识的做法是:
首先,安装一个 Everything 软件。
然后,所有文件继续随意乱放。

需要找文件时,我们通过 Everything 可以「暴力搜索」文件名关键字。

不过,这个做法也有一个很大的问题,那就是绕不开的「文件命名」。Everything之类的软件会通过文件名进行搜索,如果一个文件名字叫「a.pdf」不仅人不知道这是什么鬼,可能电脑也不知道这是什么鬼,搜索也就无从谈起。

另外,命名时稍有差异,例如:「电影」「movie」「大片」这些词眼虽然在讲同一件事,但搜索的时候,难道非要我穷举所有「电影」的 同义词 才行?

所以,火箭君在这里根据多年经验,汇总出一些文件「命名规则」,省力省时,关键是形成良好的思维习惯,在工作的其它方面也能让我们游刃有余。

为什么「文件命名」是职场必备技能?

在讨论「怎么做」之前,我们还是要简单说说「为什么」做。如果不感兴趣,可以直接跳过本段。

「文件命名」的背后是,高度的 概括归纳能力。而这种能力几乎是所有职场专业人士的必备技能,尤其是将来考虑向管理决策类工作靠拢的朋友们,这个能力会非常重要! 特别注意的是,「文件命名」绝不是自嗨的行为,而是考虑到下面一些实际需要:

沟通的需要

好的命名让接收方一眼明白文件的主题。这个接收方可能是 我的客户,我的老板,我的部下,甚至是一个月后的我自己。经常接触「电子邮件」的小伙伴,可以回忆一下看到的各种「邮件主题」(subject)的写法。

索引的需要

通俗来说,就是能够方便快速检索到所需要的文件。

Windows + Everything / macOS 内置的 spotlight 都是很好的搜索引擎。

正如前文所说,为了能够使用上述工具快速定位到所需的文件,规范的文件命名就显得尤为重要。虽然将来技术会发展到无缝的「全文检索」(macOS已经领先),但是即使如此,「文件命名」的思维方式将贯穿在文件内容中,无论是文档的段落标题,还是精炼的文字描述,这些都将成为重要的资料「索引」。

思考的需要

给文件命名其实是一个思考的过程,但人有惰性,有时候会拒绝思考,懒得想问题。毫不夸张的讲,那些懒于思考的人将被职场逐渐淘汰,或被AI取代,或被会思考的真人取代。

给文件命名是一个绝佳的锻炼思考的机会,通过一个文件,快速回顾一段业务,并且提炼出精髓,这是相当长时间里强手的能力。

「文件命名」的4条黄金规则

1. Why

我们的逻辑一直是,先说「Why」,文件命名也是一样。

上手先不要想这个文件的名字, 而是先想想:如果我现在就立刻删除这个文件,为什么不可以删除

如果,我实在找不出理由,那就删了吧。

如果,找的出理由,把理由写下来作为文件名即可,例如:

「3月8日女王节素材」「李姐18号出差广州要用」「A公司X项目合同草稿等批准」……

 

这类名称看似很随意,但是已经抓住了某类文件的核心问题:为什么存在?

尤其针对:临时文件,这种命名已经足够了。 多数文件最后都会有自己的最终归宿,要么被纸质归档, 要么存在电子邮箱,要么进入 XX ERP系统,要么被扔到一个叫做「归档」的文件夹里。

临时文件,占据了我们工作的相当大一部分,只要想清楚「存在的理由」不难命名,而这类文件最后的归宿都是 ——「废纸篓」。

2. When / Who / What

对于上述以外的「非临时」文件,那么意味着有长久保存的必要,虽然可能也是从一份临时文件演变过来的。 例如「合同草稿」最后变为「盖章合同扫描件」。

长久要保存的文件,如果是类型固定的,数量又庞大的,就适合 When / Who / What 这个规则。

我们还是以「合同」文件为例, 如果有大量合同文件要归档,我们可以开一个文件夹,名叫「历史合同」,然后合同文件都扔进去,但要体现出每份合同的 不同之处。最常见的区分维度是:

  • 合同日期(或到期日) When

  • 和谁签的合同 Who

  • 关于什么事情的合同 What

例如:「20190601.A公司.X项目1期合同.pdf」

不仅局限于「合同」,常规的工作文件,几乎都适合这个套路,包括但不限于:周报,销售记录,统计表格,会议记录,协议备忘,申请表格 ……

3. 更多的「客观标签

如果 When / Who / What 已经不能满足了,可以考虑添加一些固定的「标签」来描述。 所谓「标签」就是一些经常会用到词眼。

例如:如果我们的工作文件和地域 有很强的关系,可以考虑「北京」「上海」「广州」……之类的标签。 这种标签直接附加在文件标题后即可。

例如:3月销售报告#广州.xls, 海外代理商名单#NY.pdf ……

不仅仅是「地域」,任何一个对我们业务有帮助的客观属性,都可以作为一类「标签」的参考。 但重点是对业务有帮助,不要为了分类而去分类,这是完全不可取的(因为会累死自己)。

之所以称之为「客观标签」那是因为,这个「标签」描述的是客观内容,无论谁都会得出相同的结论。好处就是,我这份文件的「接收方」绝不会对描述产生歧义。

比方说,想找「北京」数据文件的人,只要看到了文件名就不会去找标着「广州」标签的文件,即使用 Everything 搜索 也能精确的得到所需内容。

4. 适当的「状态标签」

个人认为,这是4条规则中,含金量最高的标签

「状态标签」是什么意思呢? 就是文件在「工作流」内的附加信息。

例如:Office系统200条快捷键技巧#完成稿.pdf, A客户信息简介#高净值.ppt,XX项目计划书#已批准.docx,

静态的文件并没有什么「状态」, 而实际上很多工作文件由于牵涉到「工作流」,因而都是「动态」的。随着时间的推移,流程阶段会产生变化,业务的价值本身也会起伏,文件也会有生命周期,最后可能变得毫无价值。

所以,如果这份文件要跟着流程「走」,最好加上「状态标签」,让使用它的人,清楚的知道这份文件的价值所在。

可是,手工管理文件名和标签,会不会太麻烦呢,有时还会弄错标签名字。要是标签什么的可以一次输入,以后只要鼠标点击几下就能完成文件管理,那就太好了!

现在,有一款新兴的 「标签式」文件管理器 tagLyst Next 能够完美的帮到我们!

tagLyst Next

tagLyst Next 是一款非常新颖的 文件管理器软件,目前正受到不少 生产力工具网站 的好评和推荐。

tagLyst Next 可以帮助我们

  • 分库分组的管理文件

  • 把电脑里的文件「贴上标签」

  • 预览主流格式文件,快速掌握文件精髓

配合我们上面「文件命名」规则中的「客观标签」「状态标签」两条来使用,tagLyst Next 更是提升工作效率的神器。由于「标签」固化了常用「关键词」,因此也不会出现「同义词」混淆。 文件标签本身还能分组收纳, 不会变得杂乱。如能结合自己的工作流,就能把一堆文件 整合成一个自己专属的 业务知识库

别人的文件是越多越乱,而我们使用 tagLyst,文件会越多越有价值。

软件详情,请参见软件官网 www.tagLyst.com 

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